Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?
NVGA is een Nederlands bedrijf. Wij zijn actief in de Europese Economische Ruimte (EER) en wij bewaren onze gegevens op servers in de EER, tenzij anders aangegeven.

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening, applicaties, websites en software. Dit noemen wij hierna de “Dienst”. In deze privacyverklaring vatten wij samen wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen. Wij zullen een onderscheid maken tussen persoonsgegevens die we verzamelen voor ons extranet en de persoonsgegevens die we verzamelen voor de algemene website https://nvga.org.

2. Algemeen
Wij kunnen bepalingen van deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten. Toch raden wij u aan af en toe zelf te controleren of de privacyverklaring is gewijzigd.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we en voor welke doeleinden?
Er zijn een aantal manieren waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verzamelen. In deze paragraaf leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u kunnen verzamelen. De persoonsgegevens zijn gesorteerd naar de website en het extranet en vervolgens nader gesorteerd naar de verschillende verwerkingsdoelen. Naast ieder doel staat hoe lang de persoonsgegevens voor dat doel worden bewaard. Indien zich wijzigingen voordoen in wettelijke bewaartermijnen, dan gaan die voor op de bewaartermijnen die in deze privacyverklaring worden genoemd.

3.1 Persoonsgegevens die we verwerken indien u https://nvga.org bezoekt
De volgende persoonsgegevens zijn rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd bij uw gebruik van onze website.

a. Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor leveren van onze dienstverlening en het uitvoeren van overeenkomsten

Indien u gebruik maakt van het contactformulier: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde gedurende 2 jaar
• uw naam
• uw e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact)
• uw telefoonnummer
• uw toelichting in het open vlak

Indien u zich aanmeldt voor een bijeenkomsten: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde tot 2 jaar
• uw naam
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer
• de organisatie waar u werkzaam bent
• overige persoonsgegevens die u invult bij het aanmelden voor een bijeenkomst
Indien u gebruik wilt maken van de betreffende dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken of door ons laten verzamelen. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens nodig hebben om de dienst te leveren.

b. Verwerkingen voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen

Het verbeteren van onze dienstverlening: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde maximaal gedurende 24 maanden nadat zij zijn verzameld
• een nummer om u te identificeren op onze diensten (user- of sessie-ID)
• gegevens over uw browser en apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals besturingssysteem en schermgrootte
• hoe lang u onze website bezoekt
• datum en tijdstip van bezoek
• welke zoekopdracht u onze website geeft
• hoe u op onze website terecht bent gekomen. De gegevens die wij verwerken voor het verbeteren van onze dienstverlening zijn in de regel niet te herleiden tot een individu.

Het veilig houden van de Dienst: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde maximaal 6 maanden nadat zij zijn verzameld
• uw IP-adres
• een nummer om uw apparaat te identificeren op onze diensten (device-ID)
• een nummer om u te identificeren op onze diensten (user- of sessie-ID)
• het door u gebruikte besturingssysteem

c. Verwerking met uw toestemming

Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere diensten van NVGA door het sturen van nieuwsbrieven: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde totdat u zich uitschrijft
• uw naam
• uw e-mailadres

Om u op uw verzoek te informeren en te antwoorden op uw vragen: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde tot maximaal twee jaar nadat wij voor het laatst e-mailcontact met u hebben gehad
• uw naam
• de organisatie waar u werkzaam bent
• uw e-mailadres
• overige persoonsgegevens die u invult bij het opnemen van contact met NVGA

Om advertenties over onze diensten te bieden op (andere) websites en om met advertentiepartners af te rekenen door conversie te meten: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde tot twee jaar nadat u voor het laatste onze website heeft bezocht
• uw user-ID
• uw browser-ID
• uw IP-adres

Wij kunnen tevens in algemene zin zien uit welke plaatsen onze bezoekers komen, welk geslacht ze hebben, tot welke inkomenscategorie ze behoren etc. Onderstaande gegevens zijn in beginsel geanonimiseerd en kunnen wij niet tot u persoonlijk herleiden. Het gaat om de volgende gegevens:

• uw locatie (tot op het niveau van de stad)
• uw taalinstellingen
• uw geslacht
• het bedrijf waar u werkt en gegevens over uw bedrijf
• uw functie
• wanneer u onze website heeft bezocht
• hoe u met onze advertenties omgaat

U bent niet verplicht om deze persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Indien u de persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor uw gebruik van de Dienst. U kunt de Dienst dus gewoon blijven gebruiken. Wij verwerken deze persoonsgegevens alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven en ze worden ook pas verwerkt als u daadwerkelijk toestemming heeft gegeven of zelf de persoonsgegevens heeft verstrekt.

3.2 Persoonsgegevens die we verwerken indien u gebruik maakt van het extranet
De volgende persoonsgegevens zijn rechtstreeks door ons verzameld of rechtstreeks door u aan ons aangeleverd indien u het extranet gebruikt.

a. Administratieverplichtingen (wettelijke grondslag): wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde maximaal 10 jaar

• uw naam
• uw e-mailadres
• btw-identificatienummer

Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken. De reden hiervoor is dat wij deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

b. Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst die u gesloten heeft (het aanbieden van het extranet),

Algemeen: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde maximaal tot 2 jaar nadat u voor het laatst het extranet heeft gebruikt
• uw naam
• uw e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact over het extranet)
• uw wachtwoord (versleuteld)
• hoe u met onze downloads omgaat

Indien u gebruik wilt maken van onze Dienst, moet u deze persoonsgegevens verplicht aan ons verstrekken of door ons laten verzamelen. De reden hiervoor is dat deze persoonsgegevens nodig zijn om de Dienst aan u te kunnen leveren.

c. Verwerking met uw toestemming

Om u (op uw verzoek) te informeren over de door u gevolgde dienst of andere diensten van NVGA: wij bewaren de persoonsgegevens voor dit doeleinde totdat u zich uitschrijft
• uw naam
• de organisatie waar u werkzaam bent
• uw e-mailadres

4. Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen of verhandelen geen persoonlijke informatie van u aan anderen. Dit is alleen anders als wij dit hebben aangegeven in deze privacyverklaring.

4.1 Delen met verwerkers
Wij kunnen anderen vragen om te helpen bij het verlenen van de Dienst. Het kan voorkomen dat deze derden hierdoor uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in deze privacyverklaring verder “Verwerker” genoemd. Met deze Verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

Wij maken gebruik van de volgende soorten Verwerkers:

• opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud;
• website en software ontwikkelaars die onze producten maken, verbeteren, uitbreiden en onderhouden;
• onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden);
• hosting provider(s);
• marketingbureau(s) om de website te monitoren;
• aanbieders van relatiebeheer software, en;
• beheerders van video’s en opslag daarvan.

In sommige gevallen kan de Verwerker uw persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken. Verwerkers mogen deze gegevens niet gebruiken om reclame te maken.

Als u zelf aanvullende informatie aan deze verwerkers verstrekt, dan zijn wij hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

4.2 Delen met uw toestemming
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld met andere partijen samenwerken om u specifieke diensten of aanbiedingen aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

4.3 Onze wettelijke verantwoordelijkheid
Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

• redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
• nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
• nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
• nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

4.4 Fusie of verkoop (deel) van de onderneming
Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens openbaar maken, delen of overdragen als wij een gedeelte van ons bedrijf overdragen. Voorbeelden hiervan zijn (onderhandelingen over) een fusie, verkoop van onderdelen van de onderneming of het verkrijgen van financiering. Wij zullen uiteraard proberen de impact voor u zoveel mogelijk te beperken door persoonsgegevens alleen over te dragen als dat noodzakelijk is.

5. Bescherming van persoonsgegevens
Wij vinden het belangrijk om uw persoonsgegevens zorgvuldig te behandelen en beveiligingen. Wij hebben daarom passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:

We hebben fysieke en elektronische maatregelen ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.

We gebruiken TLS (Transport Layer Security)-technologie om transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens naar ons te versleutelen, zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie over betalingen.
• Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.
• Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is.
• Kwetsbaarheden in de software worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk aangepakt.
• Wij willen u er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.

6. Links naar sites van derden
Onze Diensten kunnen links bevatten naar andere websites en diensten. Daarnaast kan onze Dienst ook zijn voorzien van advertenties van derden. Websites en diensten van derden kunnen informatie over u bijhouden. We hebben geen controle over deze sites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt aan derden, dan zijn wij hierbij niet betrokken. In dat geval is het privacybeleid van deze derde partij van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van het privacybeleid van deze partijen en de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingspraktijken en hun beleid te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan ze verstrekt.

7. Uw rechten
Privacywetgeving geeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. De rechten die wij hieronder omschrijven zijn geen absolute rechten. Wij zullen altijd een afweging maken of wij redelijkerwijs aan uw verzoek kunnen voldoen. Lukt dit niet, of zou het bijvoorbeeld ten koste gaan van de privacy van anderen, dan kunnen wij uw verzoek weigeren. Indien wij een verzoek weigeren, laten wij dit gemotiveerd weten.

Recht op inzage

U heeft het recht om op te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. U kunt ons ook vragen om inzicht te geven in de verwerkingsdoeleinden, betrokken categorieën van persoonsgegevens, de (categorieën van) ontvangers van persoonsgegevens, de bewaartermijn, de bron van de gegevens en of wij wel of niet gebruikmaken van geautomatiseerde besluitvorming.

U mag ook vragen om een kopie van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wilt u bijkomende kopieën? Dan kunnen wij daarvoor een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Recht op rectificatie

Indien de door ons over u verwerkte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kan u ons verzoeken de persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen.
Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Recht op het wissen van gegevens

Wilt u niet meer dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken? Dan kunt u ons verzoeken om bepaalde (of alle) persoonsgegevens over u te wissen. Of wij gegevens zullen wissen, hangt af van het verwerkingsdoeleinde. Gegevens die wij verwerken op grond van een wettelijke plicht of voor het uitvoeren van de overeenkomst, wissen wij alleen indien de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn. Indien wij gegevens verwerken op grond van het gerechtvaardigd belang, dan wissen wij gegevens alleen indien uw belang zwaarder weegt dan dat van ons. Wij zullen deze afweging maken. Verwerken we de gegevens op grond van toestemming, dan wissen wij de gegevens slechts indien u de toestemming intrekt. Hebben wij per ongeluk gegevens onrechtmatig verwerkt of schrijft een specifieke wet voor dat wij gegevens moeten wissen? Dan zullen wij de gegevens wissen. Als de gegevens nodig zijn voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil, dan wissen wij de persoonsgegevens pas na afloop van de procedure of het geschil.

Indien wij uw verzoek inwilligen, zullen wij, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, de partijen aan wie wij gegevens verstrekken daarover inlichten.

Beperking van de verwerking

Als u de juistheid van door ons verwerkte persoonsgegevens betwist, als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt, indien wij de gegevens niet meer nodig hebben of indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons tevens verzoeken om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken. Bijvoorbeeld gedurende de tijd die wij nodig hebben om uw betwisting of bezwaar te beoordelen, of indien reeds duidelijk is dat voor verdere verwerking van die persoonsgegevens geen rechtmatige grondslag (meer) bestaat, maar u er toch belang bij heeft dat wij de persoonsgegevens nog niet wissen. Als wij de verwerking van uw persoonsgegevens op uw verzoek beperken, mogen wij die gegevens nog wel gebruiken voor de afhandeling van een gerechtelijke procedure of een (juridisch) geschil.

Recht op overdraagbaarheid

Op uw verzoek kunnen wij de gegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van uw toestemming en die automatisch verwerkt worden, overdragen aan u of een andere door u aan te wijzen partij. Een dergelijk verzoek kunt u met redelijke tussenpozen doen.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen.

Recht van bezwaar en het intrekken van toestemming

Indien wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, mag u bezwaar maken tegen de verwerking. Indien wij gegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan mag u die toestemming intrekken. Voor meer informatie verwijzen wij u graag naar de betreffende verwerkingsdoeleinden hierboven.

Het uitoefenen van uw rechten

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@nvga.org.

Om misbruik te voorkomen vragen wij u, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering, u adequaat te identificeren. Dit kunt u doen door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet niet om op de kopie uw BSN én pasfoto af te schermen.

We streven ernaar om uw verzoek, klacht of bezwaar binnen een maand te verwerken. Als het niet mogelijk is om binnen een maand een beslissing te nemen, zullen we u op de hoogte brengen van de redenen voor de vertraging en van het tijdstip waarop de beslissing naar verwachting zal worden verstrekt (niet langer dan 3 maanden na ontvangst).

Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u natuurlijk graag verder. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

8. Contact
Als u vragen, problemen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring of onze gegevensverwerkingen, dan kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@nvga.org.

Versie 1.0 – d.d. 11 december 2021